Employé administratif du service Affaires Générales et Etat Civil

Adjoint administratif

Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Générales, au sein de l'équipe du service Affaires Générales, vous accompagnerez l'usager dans ses démarches administratives et vous participerez à la garantie d'un service de qualité rendu aux usagers.

Missions :
Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
 Accueil physique et téléphonique du public
 Gestion des demandes administratives relatives à la reconnaissance, la naissance, au P.A.C.S. mariage et décès
 Dossiers de changement de prénom et nom
 Rectification des actes d’état civil
 Affaires militaires
 Délivrance de documents administratifs
 Participation à la gestion du cimetière
 Participation à la révision des listes électorales et à la préparation administrative et matérielle des scrutins

Activités permanentes :
 Travaux de guichet, accueil et gestion des demandes des administrés
 Réception des appels téléphoniques
 Réception, traitement et diffusion de l’information
 Constitution des dossiers de parraines civils et P.A.C.S.
 Célébration des mariages, parrainages civils et P.A.C.S
 Suivi des publications, transcriptions et notifications de reconnaissances, naissances, mariages et décès
 Rédaction des actes d’état civil
 Traitement des demandes de changements de prénom et nom
 Création, duplicata et suivi des livrets de familles
 Saisie des mentions en marge des actes d’état civil
 Tenue des registres, établissement des tables annuelles et décennales, et transmissions au Tribunal Judiciaire
 Traitement et suivi des dossiers de décès, transcriptions, déclarations (soins de conservation, transport de corps, autorisation de fermeture de cercueil, de crémation, d’inhumation, d’exhumation, dispersion des cendres, etc.)
 Traitement et suivi des demandes d’achat et renouvellement des concessions funéraires avec mise à jour des fiches de concessions
 Délivrance des certificats de vie, vie commune, domicile, changement de résidence
 Traitement des dossiers d’attestation d’accueil
 Traitement des demandes d’actes dématérialisés via les outils COMEDEC et HUBEE
 Légalisation de signature
 Enregistrement et traitement du courrier
 Correspondances administratives
 Planification et suivi des rendez-vous et cérémonies du service
 Tri, classement et archivage de documents
 Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Environnement relationnel :
 Partenaires et interlocuteurs internes et externes
 Relations avec les Chefs de services, les Elus (célébrations des mariages), les collègues du service
 Relations avec différents services
 Relations avec les organismes funéraires
 Relations avec les administrations (Préfecture, Tribunal judiciaire, Mairies, Ministère des Affaires Etrangères)

Profil :
 Avoir le sens de l’accueil, des qualités relationnelles, savoir écouter
 Avoir une bonne élocution
 Savoir rendre compte
 Avoir l’esprit d’équipe et savoir travailler en équipe
 Avoir une présentation correcte
 Être rigoureux, sérieux et faire preuve de discrétion
 Maîtrise des connaissances relatives à l’état civil et aux réglementations en vigueur dans l’ensemble des activités du service
 Maîtrise de l’outil informatique en matière de bureautique (Word, Excel), d’utilisation des logiciels métiers (Suffrage Web, Eternité, City Web) et T.I.C (technologie de l’information et de la communication)

Conditions d’exercice :
 Temps de travail : 37h10 réparties sur 5,5 jours par roulement – ouverture du service du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 et le samedi de 8h45 à 12h30 (périodes estivales et électorales chargées)
Rémunération indiciaire + 13ème mois - CNAS + forfait mobilités + participation à la protection sociale complémentaire